IVRS কি । IVRS কিভাবে কাজ করে

IVRS এর পূর্ণরুপ কি? IVRS কি? IVRS কিভাবে কাজ করে? সেই সম্পর্কে আপনি এই পোস্টে সমস্ত তথ্য পাবেন। এই পোস্টটি সম্পূর্ণ পড়ুন। বন্ধুরা, আপনি নিশ্চয়ই কোন না কোন সময় কাস্টমার কেয়ারে ফোন করেছেন।

আপনি নিশ্চয়ই লক্ষ্য করেছেন যে আপনি যখন কল করেন, তখন আপনি কাস্টমার কেয়ার থেকে একটি ভয়েস পান যা বাংলাতে, ইংরেজি চালিয়ে যাওয়ার জন্য 1 টিপুন দয়া করে 1 টিপুন তারপর যখন আপনি একটি টিপুন, তখন পরবর্তী ভয়েসটি আসে যে রিচার্জের জন্য, ইন্টারনেটের জন্য 1 প্রেস 2 টিপুন।

আপনি কি কখনও ভেবে দেখেছেন যে এটি কী, কোথা থেকে এবং কীভাবে এই কণ্ঠস্বরটি আসে, আপনি যদি না জানেন, তবে হ্যাঁ, আমি যখন ছোট ছিলাম, তখন আমি প্রায়শই মনে করতাম যে কলটি যে কোন জায়গায়, কেন এই মেয়েটি প্রতিবার ফোনটি জাগিয়ে তোলে, তখন মনে হয়েছিল যে মেয়েটির কণ্ঠস্বর রেকর্ড করা হয়েছে এবং বার বার চালানো হয়েছে।

IVRS এর পূর্ণরুপ হল Interactive Voice Response System। এখানে আপনি অবশ্যই এর নাম দ্বারা বুঝতে পেরেছেন যে ইন্টারেক্টিভ ভয়েস প্রতিক্রিয়া এমন এক ধরণের সিস্টেম যা ভয়েসে সাড়া দেয়।

IVRS এমন একটি সিস্টেম যা ভয়েসে প্রতিক্রিয়া জানায় যখন আপনি কোন কোম্পানির কাস্টমার কেয়ারে কল করেন, সিস্টেম থেকে একটি ভয়েস থাকে যা বাংলার জন্য 1 চাপ দেয়, যখন আপনি 1 টিপুন, তখন সিস্টেমটি সনাক্ত করে যে গ্রাহক একটি টিপেছেন, এর মানে হল যে গ্রাহক বাংলার সাথে কথা বলতে চান।

এরপরে, প্রধান মেনুটি হল রিচার্জের জন্য 1 টিপুন, ইন্টারনেটের জন্য 2 টিপুন, কলার টিউনের জন্য 3 টিপুন, তারপরে যখন আপনি 1 টিপুন, তখন আপনাকে রিচার্জের আরও প্রক্রিয়াটি বলা হয়, তবে এই পুরো প্রক্রিয়াটিকে IVRS বলা হয়।

IVRS দুটি উপায়ে কাজ করে, একটি হল DTMF (Dual Tone Multiple Frequency) এবং অন্যটি Human Voice সনাক্ত করা। IVR এই উভয় উপায়ে কাজ করে, কিন্তু আজ DTMF IVRS ব্যবহার করা হয়।

DTMF (Dual Tone Multiple Frequency)

DTMF একাধিক সাউন্ড ফ্রিকোয়েন্সিতে কাজ করে, আপনি যদি লক্ষ্য করবেন, যখন আপনি আপনার ডায়াল প্যাডে 1 টেপুন, তখন একটি শব্দ বের হয়, তারপর যখন আপনি 2 টেপুন, তখন শব্দটি অন্য ফ্রিকোয়েন্সিতে বেরিয়ে আসে।

DTMF সফ্টওয়্যারে ইতিমধ্যে এই বোতামগুলির উপরে কিছু কমান্ড রয়েছে, যেমন গ্রাহক যদি 1 টিপে থাকেন তবে তিনি তার ফোনে রিচার্জ করতে পারেন, যদি গ্রাহক 2 টিপেন তবে তিনি তার ফোনের ব্যালেন্স পরীক্ষা করতে পারেন।

DTMF সফ্টওয়্যার আপনার ডায়ালপ্যাড বোতামের সাউন্ড ফ্রিকোয়েন্সি সনাক্ত করে। অন্যথায়, আপনি নিজের জন্য মনে করেন যে আপনি 1 বোতাম টিপেছেন বা 4 আপনি জানেন যে সিস্টেমটি আপনি কোন বোতামটি টিপেছেন সে সম্পর্কে কিছুটা খুঁজছেন, তারপরে এটি কীভাবে জানবে যে আপনি কোন বোতামটি টিপছেন, তারপরে এই বিভিন্ন সাউন্ড ফ্রিকোয়েন্সিগুলি থেকে, এই DTMF সিস্টেমটি সনাক্ত করে যে আপনি কোন বোতামটি টিপেছেন। Human Voice এতে, সিস্টেমটি আপনাকে কোনও কাজের জন্য হ্যাঁ বা না এর উত্তর জিজ্ঞাসা করে, যেমন আপনি অবশ্যই ব্যাংকিং বা ইকমার্সে দেখেছেন যে কোনও লেনদেন বা অর্ডার করার সময়, আপনাকে নিশ্চিতকরণের জন্য হ্যাঁ এবং না এর উত্তর জিজ্ঞাসা করা হয়, যদি আপনি হ্যাঁ বলেন তবে এটি সেই লেনদেন বা অর্ডারটি সম্পূর্ণ করে এবং যদি আপনি না বলেন তবে সিস্টেমটি আপনার লেনদেন বা অর্ডার বাতিল করে দেয়া হয়।

কোম্পানীকে পেশাদার করে তুলতে বর্তমানে বাজারের সব বড় কোম্পানি আইভিআর ব্যবহার করে, এমন পরিস্থিতিতে বাজারে নতুন কোম্পানিও আইভিআর ব্যবহার করে যাতে তা গ্রাহকদের আকৃষ্ট করতে পারে।

গ্রাহকদের বড় ডাটাবেস পরিচালনা করতে লক্ষ লক্ষ মানুষ একটি উত্থিত কোম্পানীর সাথে যুক্ত এবং তাদের প্রতিদিন কিছু সমস্যা হয় কারণ কোনও প্রযুক্তিগত জিনিসে ত্রুটি থাকা খুব স্বাভাবিক।

এই অবস্থায় সেই সংস্থা আইভিআরএস ব্যবহার করে যেমন জিও-র মতো সারা ভারতে লক্ষ লক্ষ গ্রাহক রয়েছে এবং আপনি জানেন যে জিও-র ইন্টারনেটে কিছু সমস্যা রয়েছে, এমন পরিস্থিতিতে জিও-র পক্ষে এত মানুষকে সামলানো অসম্ভব।

এমন পরিস্থিতিতে জিও আইভিআরএস ব্যবহার করে, যাতে এটি কোনও টেলি অপারেটর ছাড়াই অনেক লোকের সমস্যার সমাধান করে, যদি এখনও কোনও বড় সমস্যা থাকে তবে কেবলমাত্র একটি মানব ফোন পাওয়া যায়।

কম খরচে গ্রাহকদের ভাল গ্রাহক সহায়তা প্রদান করতে আইভিআরএসের সাথে, যে কোনও সংস্থা খুব কম খরচে তার গ্রাহকদের খুব ভাল গ্রাহক সহায়তা সরবরাহ করতে পারে। এবং এটি গ্রাহককেও উপকৃত করে, যেমন ব্যাংকিং লাইনে, ধরুন আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স চেক করতে হবে, তাহলে আপনাকে কোনও অপারেটরকে জিজ্ঞাসা করার দরকার নেই।

কাস্টমার কেয়ারে ফোন করলে সেখানেই জানতে চাওয়া হবে। ব্যালেন্স অনুসন্ধানের জন্য 1 টি টেপার পরে, আপনি 1 টি বোতাম টিপে এবং আপনার অ্যাকাউন্ট নম্বর প্রবেশ করে আপনার অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স পরীক্ষা করতে পারেন।

আইভিআরএস ব্যাংকিংয়ে ব্যালেন্স, ডেবিট কার্ড বা ক্রেডিট কার্ডের তথ্য বা ঋণ ইত্যাদির জন্য ব্যবহার করা হয়।

ইকমার্স সংস্থাগুলি অর্ডার তথ্য, রিটার্ন বা কোনও অভিযোগের জন্য, ইত্যাদির জন্য আইভিআরএস ব্যবহার করে। বর্তমানে অ্যামাজন, ফ্লিপকার্ট, পেটিএম, মিন্ত্রার মতো সমস্ত ইকমার্স সংস্থা আইভিআরএস ব্যবহার করে।

আইভিআরএস শুধুমাত্র অনলাইন পরিষেবাতে ব্যবহৃত হয়, যখন আপনি ওয়েব হোস্টিংয়ের মতো অনলাইন পরিষেবাগুলি গ্রহণ করেন, তখন এখানেও আপনি আইভিআরএস সমর্থন যেমন godaddy ইত্যাদি পান।

আগে, এই অঞ্চলে আইভিআর সিস্টেম ব্যবহার করা হত না, তবে এখন এখানেও আপনি আইভিআরএস যেমন টাটা স্কাই, ডিশ টিভি ইত্যাদির সমর্থন পাবেন।

বর্তমানে জিও, এয়ারটেল, ভোডাফোন, বিএসএনএল, আইডিয়া ওয়াগনারের মতো সমস্ত টেলিকমিউনিকেশন সংস্থাই আইভিআরএস ব্যবহার করে। আইভিআর শুধুমাত্র এর উপর ব্যবহার করা হয় এমন নয়, বর্তমান সময়ে সব ছোট-বড় কোম্পানি আইভিআর ব্যবহার করছে।

বন্ধুগণ, আপনারও যদি কোনও সংস্থা থাকে এবং আপনি যদি আপনার গ্রাহককে আরও ভাল সহায়তা দেওয়ার জন্য একটি আইভিআর সিস্টেমও চান তবে আপনি খুব সহজেই আইভিআরএস পরিষেবাও ব্যবহার করতে পারেন।

আপনি যদি ইন্টারনেটে আইভিআর হোস্টিং অনুসন্ধান করেন তবে আপনি এমন অনেক সংস্থা পাবেন যা আপনাকে খুব কম অর্থের জন্য আইভিআরএস পরিষেবা দেয়।

এছাড়াও, আপনি আপনার নিজের আইভিআর সিস্টেমও ইনস্টল করতে পারেন তবে আমি আপনাকে এটি করার পরামর্শ দেব না। আপনার যদি খুব বড় কোনও সংস্থা থাকে তবে কেবল আপনার নিজের আইভিআর সিস্টেম ইনস্টল করা উচিত।

কারণ আইভিআর সিস্টেম ইন্সটল করা খুবই ব্যয়বহুল। যদি আপনার বাজেট বেশি হয় বা আপনার সংস্থা বড় হয় তবে কেবল আপনিই এটি রাখুন। অন্যথায়, আপনি ইন্টারনেটে আইভিআর হোস্টিং নিতে পারেন।

আমি আশা করি আপনি আইভিআরএসের সম্পূর্ণ ফর্ম, আইভিআরএস কী এবং এটি কীভাবে কাজ করে তা বুঝতে পেরেছেন। আপনার যদি কোনও প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকে তবে আপনি মন্তব্য করে আমাদের জিজ্ঞাসা করতে পারেন।